本記事ではレンタルオフィスを契約する場合の郵便物の取り扱いやかかる費用、注意すべき点などを解説しています。
（読了時間：5～10分）
レンタルオフィスで郵便物受取は可能
レンタルオフィスは賃貸オフィスと同様、オフィスの所在地住所宛に郵便物を送ることが可能です。
多くのレンタルオフィスは賃貸オフィスと同等の利用方法ができるため、郵便物や宅配などの宛先として利用できる場合がほとんどです。
施設によっては対応していない場合もある
施設によってはポストの設置ができない、スタッフがいない、セキュリティ上の観点などからサービスとして郵便物の送付先として指定できない場合もあるため、注意が必要です。
料金が発生する場合もある
レンタルオフィスの住所を利用するのに、月額基本料金以外の料金が発生する場合もあるため、注意が必要です。契約前に事前に確認を行いましょう。
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郵便物に関するサービスの在り方はさまざま
専用の個別ポストを割り振られる場合
一つは、レンタルオフィスに紐づいた個別のポストが設置されているパターンです。これは賃貸住宅などと同様の取り扱いで、郵便物は郵便局員が直接ポストへ郵便物を投函し、入居者（契約者）自身が直接ポストから郵便物を取り出す方法です。
レンタルオフィスの運営スタッフを介さないため、よっぽどのことがない限り紛失の恐れもなく、また、入居者自身の好きなタイミングで郵便物を受け取ることができる点がメリットです。
ただし、簡易書留など受取時にサインが必要な書類や宅配なども入居者自身で対応しなくてはならないため、入居者が施設にいない場合は不在票扱いになってしまうため、注意が必要です。
上記のような郵便物、荷物を配達してもらう時には、入居者が直接受け取れる時間帯を指定して配達してもらうようにしましょう。
常駐スタッフが受取代行をする場合
施設によってはスタッフが常駐している場合があります。この場合、スタッフが入居者の代わりに郵便物等を受け取り、入居者に引き渡す方法がとられる場合が多いです。
常駐スタッフが代理で受け取るため不在扱いになりにくく、再配達になることが少ない点がメリットではありますが、スタッフがいる時間帯でないと受取ができないため、注意が必要です。
また、常駐スタッフがいたとしても受け取り代行を行っていない場合もあるため、それも注意が必要です。スタッフがいても郵便物の受取代行をしてくれるのか、事前に確認することをおすすめします。
宅配物の送付先としても利用できる場合がある
郵便物だけではなく受け取りに署名が必要な宅配物を送ることも可能です。
スタッフの受取代行がある場合は郵便物と大きく変わらず、スタッフが代わりに署名し、入居者の好きなタイミングで受取をする方法がとられることが多いです。
直接受け取る場合は賃貸住宅と同じように、エントランスから入居者の個室へとつながっている内線電話から連絡が入る場合や、配送業者から直接携帯電話や固定電話に連絡が入る場合など宅配業者や施設の仕組みによって様々です。
また、施設によっては宅配ボックスが設置されていて、不在票による再配達の心配がないところもあります。
一部転送サービスも行っている施設もある
一部の施設では、郵便物の転送サービスを行っている場合もあります。
住所だけ貸しているバーチャルオフィスや、秘書サービスなども提供しているサービスオフィスなどで利用できるパターンが多いので、契約前にどこまで対応可能か確認をしましょう。
※バーチャルオフィス：ワークスペースの利用はなく、ビジネスで利用する住所だけを月額でレンタルできるサービス
※サービスオフィス：ワークスペースの利用だけではなく、スタッフによる秘書代行、電話代行などのサービスも利用できるサービス
レンタルオフィスで郵便物を受け取る際の注意点
着払いなどの郵便物、宅配物は受け取ってもらえない場合がある
受け取り代行をしている施設でも、受取ができない郵便物や宅配物がある場合があるので、注意が必要です。
着払いなど受取時に費用が発生するものは、金銭トラブルに発展したり経理上の処理が煩雑になったりするため、受け取り代行の対象にならない場合が多いです。着払いが発生する郵便物については直接入居者がやり取りをするなど、別で対応を求められる場合があるため、利用方法を事前に確認しましょう。
食品、生ものなどは受け取ってもらえない場合がある
オフィス開設時によく胡蝶蘭を取引先から送っていただくというようなことが多いかと思いますが、これも注意が必要です。食品、生ものや植物の受け取りも対象外としている施設もあるからです。
受け取った郵便物や宅配物を保管しておくためのスペースや設備が整っていない（冷蔵庫・冷凍庫がないなど）場合が多いため、食品、冷凍・冷蔵のもの、生ものなどを送る場合は気を付けましょう。直接やり取りをする施設については受取、保管については入居者の責任範囲になるため、問題にならない場合もあります。
大きい荷物を送るときは事前に申し出る
特に入居時期など、家具や複数口の荷物を送る場合が多いと思います。受け取り自体がNGであるということはないと思いますが、あまりに大型の荷物だったり、数が多かったりすると、運営の保管場所がない、ということになりかねないため、迷惑が掛かってしまう場合があります。
荷物が届く日時と大きさ、品目についてスタッフに事前に連絡しておく必要がある場合があるので、注意しましょう。場合によっては受け取りができない場合もあります。
まとめ
レンタルオフィスでの郵便物の受取は追加料金を支払えば可能な場合が多いです。
郵便物の受取の方法は、個別のポストを使用して直接やり取りをする場合と、常駐スタッフによる受取代行の場合の2パターンが多いですが、特に、常駐スタッフによる受け取り代行をしていても、送れない、受け取れない種類の郵便物宅配物もあるため、事前に確認、報告、相談が必要となるため、注意しましょう。
