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レンタルオフィス内覧で重要なのは事前準備!?契約前に絶対にしておくべきこと

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本記事では、シェアオフィスやレンタルオフィスを検討するときに実施する「内覧」の注意点やポイントを開設しております。
(読了時間:5~10分)

なぜレンタルオフィスを内覧する必要があるのか?

レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペース等では、契約前に施設の内装や雰囲気を確認する「内覧」や「見学」を契約前に必ず実施するよう求める施設も少なくありません

なぜ内覧や見学をする必要があるのでしょうか?

写真と実物の印象が異なる場合がある

サイト上の写真と実際の雰囲気が異なる、ということは賃貸オフィス等でもよくあることなので、契約前に確認することは非常に重要です

また、施設の内装や設備だけではなく、施設を利用している人の雰囲気や建物の周辺環境など、実際に行ってみないとわからないことは多いため、内覧は実施した方がよいと言えます。

契約前の面談、審査を兼ねている場合が多い

これは運営会社側の都合になりますが、入会前の審査面談を兼ねている、という場合もあります。
賃貸オフィスと比較するとレンタルオフィスは即断即決しやすい形態のオフィスですが、契約前には審査を設ける施設がほとんどです。

契約前には必ずと言っていいほど内覧を勧めてくるので、スムーズに契約を進めたいなら、内覧は必ず行うようにしましょう

レンタルオフィスを内覧するためには

事前に予約する必要がある

内覧を実施するためには事前に予約が必要な場合がほとんどです。
各施設ごとに予約用の電話番号や予約フォーム、メールアドレスなどがWebサイト上などに提示されていることが多いので、そこから予約をして内覧をするようにしましょう。

また、希望日に内覧をしたい場合はできるだけ数日前に予約をするようにしましょう。前日や当日だと、内覧担当者との予定が合わない場合が起こりえるため、注意が必要です。

billageでは随時シェアオフィスの内覧を受け付けております
下記のフォームから希望拠点、希望日時などを入力するだけで予約可能です!

予約なしでの内覧は注意が必要

施設によって対応は異なってきますが、当日予約なしで内覧したいと思って立ち寄ってみても、内覧できない場合があります

営業時間外であったり、スタッフが不在、他のお客様の対応中…などの理由で予約なしの内覧に対応できない施設もあるため、予約は必ず入れるようにしましょう

内覧当日までに準備しておくこと

実際に利用するメンバーは同行した方がいい

レンタルオフィスを契約する前にオフィスを探す担当者と決裁権がある人、そして、実際にオフィスを利用する人が必ずしも同一ではありません。特に法人だと、金額が金額ですから、複数の関係者が出てくることはままあることです。

内覧をするならできるだけ決裁者と実際に利用する人に同行してもらうようにしましょう
オフィスは利用者の作業効率に大きくかかわるため、決裁者と合わせて実際に利用する人の代表者を同行すると、社内でスムーズに検討、意思決定ができます

持ち込みしたい備品・家具をリスト化しておくと便利

ほとんどのシェアオフィスはデスク・チェアなどのオフィス家具は備え付けだったり、共用で使用できる複合機等がすでに設置しており、入居者が用意する者は事務用品やパソコン等の通信機器のみ、という場合が多いですが、それでも持ち込みたい家具などがある場合もあると思います

例えば、アパレル系の方で服等の在庫を補完できるスペースが確保できるか、士業関連の方なら、大量の書類を補完する鍵付きの大きな棚を置く場所があるか等、それぞれの業種や利用方法によって持ち込みたい備品や家具などがあります。そのため、持ち込みたい備品の種類と大きさ(幅、高さ、奥行き)等をリスト化しておくことをお勧めします
それと一緒に、室内の大きさを図るためのメジャー(5mくらいあるもの)を用意しておくと、一度の内覧で確認がスムーズに進められるので、持ち込むようにしましょう

見たい部屋は複数ピックアップしておく

1室だけ決め打ちで内覧に行くのはあまりお勧めしません。
先述した通り、希望の条件のオフィスをサイト上で確認しても、実際に内覧してみるとサイトや写真とは雰囲気や受ける印象が異なる、ということは多々あります

近しい条件のものと併せて、設定している条件よりもグレードが高いものや少しグレードを落とした部屋も一応ピックアップしておき、内覧時に見せてもらうようにすることで、スムーズに内覧することが可能です

内覧当日見ておくべき、確認すべきポイント

部屋の広さと使える備品

使用するオフィスの広さはもちろん、備え付けのデスクやチェアなどの家具がどのようなものか、大きさや使い勝手など、希望のものかどうか実物を確認するようにしましょう。

共有スペースの有無、どんな共有スペースか

自室として利用できるスペースだけではなく、他の利用者と共有で利用するスペースがあるのか、あればどのようなスペースなのか実際に確認しましょう。
特に会議室については、他の利用者の利用が多いと契約しても使い勝手が悪い…等のトラブルも発生するため、利用頻度なども併せて聞いてみると入居時のトラブルも事前に防ぐことが可能です

周辺の環境、最寄り駅から施設までの立地

意外と盲点になるのが、施設の立地と周辺環境、そして最寄り駅から施設までの環境です。
いくら駅からアクセスが良くても、例えばコンビニや郵便局などよく利用するような店舗へのアクセスが遠い、近くに歓楽街がありビジネス上適切ではない、など、サイトや地図上だけではわからない情報もあるため、内覧のときには周辺の散策をしてみるといいかもしれません

ビル自体の共有スペースの有無

施設内の共有スペースだけではなく、ビルの中でどのような共有スペースがあるのか、できるならば確認をしましょう。

特に、喫煙スペースについては施設内の共有スペースで利用できるスペースは少ないです。施設側として喫煙については、ビルの共用部にある喫煙スペースや、近隣の喫煙所を案内することが多いのですが、ビル内にも喫煙スペースがないこともあります
喫煙を気にされる場合は、内覧のときに担当者に質問をしてみると、どこで喫煙ができるのか案内してくれると思うので、思い切って聞いてみましょう

実施しているキャンペーンがないか聞く

入居者を獲得するために、施設側で特別キャンペーンなどを実施している場合があります。ほとんどはサイト上に掲載されている場合が多いのですが、内覧に来た人限定で適用されるキャンペーンが実施されている場合もたまにあります
ダメ元にはなるかもしれませんが、一度値引きなどのキャンペーンが実施されていないか聞いてみると、お得に利用開始できるかもしれません

写真、動画をとっておく

内覧実施以降、社内で持ち帰って他社シェアオフィスや賃貸オフィスと検討をするかと思います。
その時に、社内での話し合いなどがスムーズに進められるよう、内覧のときに部屋の様子や、家具、備品、共有スペースや周辺環境など、細かく写真撮影、できれば動画撮影をしておくと、よりスムーズに検討を進められます。

まとめ

レンタルオフィスの契約前に内覧はほぼ必須といえるでしょう。内覧をするときは必ず事前に予約をすることをお勧めします。

また、事前準備と当日の確認で、よりスムーズに検討、意思決定をすることができます。

billageでは随時内覧を受け付けております

billageでは東京に3拠点、大阪に4拠点、その他札幌、広島、神戸、大津、久留米にシェアオフィスを展開しており、それぞれの拠点で内覧を随時受け付けております。

また、一部拠点では内覧を頂いた方限定で1日好きなスペースを無料でご利用いただける取り組みも実施しております。

検討前に気になるレンタルオフィスやコワーキングスペース等、是非お気軽に体験してみてください。

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