オフィス移転を検討すべきタイミングとは
オフィスの契約更新の時
今契約しているオフィスの契約更新の時期にオフィス移転のスケジュールをあわせるのが最もスタンダードです。
契約更新の時期を外して移転をする場合、残りの契約期間の家賃と、移転先のオフィスの家賃を二重に支払わなくてはならない場合もあり、また、場合によっては違約金を支払わなくてはならないこともあります。
今契約しているオフィスの契約内容を改めて確認し、できるだけ契約更新の時期に合わせて移転を検討することをおすすめします。
オフィスの利用人数が大幅に変わる時
従業員の入社や退職、大幅な組織改編などを実施すると、オフィスの利用人数が大幅に変わる可能性があります。
人数が増えると手狭になり、人数が減ると一人当たりの利用コストが割高になってしまいます。
大きな組織改編や採用計画などがある場合は、併せてオフィスの見直し、移転も検討することをおすすめします。
オフィスの周辺環境が変わった時
オフィス周辺の環境が再開発などの影響で自社に適した環境でなくなる、という場合もあります。
例えば大型商業施設ができる、騒音や悪臭に苛まれる等、働く場所として適切ではなくなると、従業員の生産性や満足度、さらには採用計画に悪影響を及ぼしかねません。このような場合は、周辺の環境を変えることは容易ではないので、オフィス移転を検討しましょう。
オフィスの老朽化が気になる時
現在入居しているオフィスの内装や外装、各種設備の老朽化が気になるのであれば移転を検討してもいいかもしれません。老朽化は機能の低下だけではなく、見た目の印象・イメージにも大きく影響を与えます。
自社が入居しているオフィスビルの築年数が数十年単位で、これまで修繕・補強工事などが入ったことがない、などの場合は移転を考えてもいいでしょう。
会社のイメージを刷新したい
取引先や求職者などのステークホルダーへ会社のイメージを印象付けるためにも、オフィスは非常に重要な役割を持っています。会社の理念やブランド観をより実現できる環境にするために、オフィスを移転するという事例も少なくありません。
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オフィス市場の繁忙期は3つある
決算期＆新年度前の1～3月
多くの会社が決算期を迎える直前の1～3月は、一般的に最もオフィスの移転が多い時期です。
決算期にオフィス移転をして経費を消化することで節税対策ができ、また、併せて新年度の新入社員の受け入れ体制を整えることもできるため、この時期にオフィス移転が多くなる傾向にあるようです。
新入社員、入社後に落ち着き始めた5月
1〜3月が新年度の準備としてオフィス移転が活発になる一方、5月もオフィスの移転が多くなります。これは、4月に入社した新入社員の研修期間が終了し、正式に配属され始める時期が5月にあたることが大きく影響しているためです。
新入社員が配属されると、オフィスの利用人数が増え手狭になります。加えて人事部の採用活動が一旦落ち着く時期でもあるため、オフィス移転に踏み切る事例が多いようです。
年末に忙しくなる前の9～11月
9～11月もオフィス移転が多くなる時期です。
新年に向けて心機一転オフィスを移転したい、というのが大きな理由のひとつです。
12月が含まれないのは、不動産会社や引越し会社が年末年始の長期休業に入るため、少し前倒しで移転をする企業が多くなる傾向にあるからです。
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オフィス市場の閑散期は6～8月
オフィスの繁忙期が1～3月、5月、9～11月だとすると、閑散期は6～8月になります。相対的に移転件数が減少することと、夏の時期の移転は熱さから負担が大きいという要因もあるようです。
オフィス移転は閑散期・繁忙期どっちにもメリット・デメリットがある
一般的に閑散期に移転するメリットが大きく語られますが、繁忙期に移転をするメリットももちろんあります。
オフィス移転を決算期＆新年度前の1～3月にすると節税対策になる
前述した通り、1～3月は一般的に決算期にあたるため、経費を消化したい、節税をしたいと思う企業が多いです。企業活動の中で巨額の経費を一度に消費できる手段は限られていますが、その中でもオフィスの移転は大きな金額を消化するのに向いています。
オフィス移転関連で経費として下記の項目を計上することが可能です。
- 引っ越し代金
- 償却
- 内装工事費用
- 火災保険料
- 仲介手数料
- 移転登記費用
- 什器・OA機器購入費用
- IT関連移設工事
- 名刺・封筒印刷
など
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オフィス移転を5月、9月にすると余裕をもって移転ができる
通常業務が多忙でオフィス移転が中々思うように進められない、という場合は5～9月がおすすめです。オフィス市場の閑散期前後ということもあり、不動産会社、引越し業者等の手配が比較的スムーズに進めることができるだけではなく、5月のゴールデンウィーク、9月のシルバーウィークと長期休暇中に引っ越しを完了させることができる点でもメリットが大きいです。
オフィス移転を6～8月にするとオフィスの選択肢が多い
住まいの引っ越し同様、オフィスでも閑散期になると空きオフィスの選択肢が広く持てる点が大きなメリットです。また、引越し業者も空いている傾向にあるため、繁忙期と比較すると、引越し料金を抑えることができる可能性もあります。
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オフィス移転は数ヶ月～1年前から検討しよう
オフィスへの移転は半年～1年前には検討を始めましょう。
賃貸オフィスへの移転は工事期間も計算に入れて1年前に検討する
賃貸オフィスへの移転は主に下記の流れで進めます。
- オフィスの選定
- 内覧
- 申込
- 審査
- 契約締結
- 内装工事実施（内装工事業者の選定～契約含む）
- オフィス什器の搬入（不用品の廃棄含む）
- 利用開始
オフィスの選定から契約、利用開始までに様々な工程があり、それぞれ数か月単位の時間を要することがほとんどです。
それぞれの工程がスムーズに進むとも限らないため、少なくとも1年前にはオフィスの選定を始めましょう。
シェアオフィスへの移転なら3ヶ月前からでも間に合う！
シェアオフィスへの移転を考えている場合は、賃貸オフィス程時間は必要ありません。
- オフィスの選定
- 内覧
- 申込
- 契約締結
- 必要備品の搬入（不用品廃棄を含む）
- 利用開始
シェアオフィスは賃貸オフィスと異なりサービス利用契約に基づくため、審査がない場合があったり、オフィス什器が備え付けの場合がほとんどで、内装工事費用、引越しの時間などがほとんどかかりません。
規模が10人程度で急いで移転したい場合など、賃貸オフィスよりもスピーディーに利用開始まで進めることが可能です。
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シェアオフィスならbillageへ
全国に12拠点展開
billage（ビレッジ）は東京・大阪を中心に全国に12拠点シェアオフィスを展開しています（2023年1月現在）。
- 北海道・札幌
- 東京・神田
- 東京・渋谷
- 大阪・梅田
- 大阪・本町
- 広島
- 大津
- 神戸
- 久留米
1人用から個室オフィスを展開
billageでは起業を目指している方や個人事業主の方、スモールスタートで事務所を開設したい人など向けに、1人から個室のオフィスを持てるよう、少人数向けのオフィスを中心に展開しています。
個室会議室、オープンスペースを併設
billage（ビレッジ）では個室オフィス以外に作業や休憩、他の会員との交流などに活用できるオープンスペースや来客対応、打ち合わせなどにおすすめの個室会議室を全拠点に併設しています。
郵便物受取～法人登記まで住所利用が可能
billage（ビレッジ）の個室オフィスをご契約いただいた場合、追加費用なくシェアオフィスの住所を自身のビジネス活動の住所として利用することが可能です。
- 郵便物、宅配物の送付先
- Webサイト、名刺等への記載
- 法人住所として登記
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まとめ｜オフィス移転は目的とタイミングによってメリットが異なる
オフィス市場の繁忙期や自社の得たい効果、目的に合わせて検討時期や移転時期など、長期的な目線で計画を立てましょう。
また、移転先、移転元が賃貸オフィスかシェアオフィスかによっても計画は左右されるため、早い段階で何が必要なのかしっかり確認をしましょう。
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