レンタルオフィスのセキュリティは安全？対策や注意点など解説！

レンタルオフィスとは

「レンタルオフィス」とは、本来賃貸オフィスとして借りるには広すぎるような空間を小分けにして、1人などの少人数から、賃貸借契約を介さずに契約できる個室オフィス形態のことを指します。

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レンタルオフィスのセキュリティ対策例

レンタルオフィスではどのようなセキュリティ対策が実施されているのでしょうか。

施設の入退館管理

入退館を会員のみに制限したり、誰がいつ出入りしたのか管理したり、施設によって様々な対策が実施されています。特に、入退館には特別な手順が必要な場合もあります。

受付スタッフによる受付
セキュリティカードによる入退館
QRコードなどの二次元コード認証（スマートロック）
顔、指紋などの生体認証（スマートロック）
スマートフォンアプリなどモバイル端末によるスマートロック

施設によって採用している入退館管理方法は多種多様です。

ネットワーク環境

ネットワークは施設利用者しか接続、利用することができない仕組みになっています。自社メンバーしか利用しない個室内においては、

自社専用の有線LAN
自社専用の無線Wi-Fi
他社と共有の無線Wi-Fi

などの方法でネットワークに接続が可能です。
また、会議室やオープンスペースなどの他の利用者との共有スペースにおいては基本的に無線Wi-Fiでの接続である場合がほとんどです。

無線Wi-Fiの場合は、施設利用者以外が接続できないように独自のSSID、パスワードが発行されているか確認をしましょう。

持ち物の保管

自社メンバーしか利用しない個室内においては、原則個室にそれぞれ鍵が施錠できるようになっています。鍵の種類も各施設で様々で、

シリンダー錠
セキュリティカード
電子錠（暗証番号など）

などで施錠できる場合が多いです。

廃棄物の処理

オフィス利用において特に廃棄に気を付けなければならないのが、機密書類の処分です。
機密文書の処分のために業務用の大型シュレッダーを設置していることがほとんどです。書類などの紙製のものだけではなく、CD-ROM、USBメモリなども粉砕できるものが設置してあれば、より安心できるでしょう。

通話する周辺環境

最近は電話だけではなく、Web会議などの機会が増えたかと思います。会話の内容から何時機密情報が他人にもれるのか、不安の種は尽きません。
レンタルオフィスによっては個室の会議室の他、電話やWeb会議専用のTELブースを併設している施設も多いです。特にTELブースは防音まで完備された個室タイプか、簡易的なブースタイプか様々なので、こちらも事前に確認しましょう。

レンタルオフィスを選ぶメリット

初期コストを抑えられる

レンタルオフィスは賃貸オフィスと比較して、利用開始時に発生するコストを大幅に抑えることが可能です。

費用の内訳	レンタルオフィス	一般的な賃貸オフィス
敷金（保証金）	初期費用として月額利用料金の1〜2か月分が相場。	敷金として月額利用料金の6～12か月分が相場。
礼金	なし	月額利用料金の3～6か月分が相場。
仲介手数料	なし	月額利用料金の1か月分が相場。
内装工事費用	なし	20万～30万円 / 坪あたりが相場。
オフィス家具購入・搬入費用	なし	新しく開設する場合は発生。

セキュリティ構築の手間が省ける

賃貸でオフィスを開設する場合、ネットワーク環境の構築や必要な備品の購入など、業者・商品の選定から購入、工事など多大な手間が発生します。
レンタルオフィスなら、セキュリティに関する仕組み、備品等が揃っているため、準備の手間を大幅に削減することができます。

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セキュリティで注意すべき点

他の入居者と共有する物事の範囲

レンタルオフィスは基本的に自社メンバーだけで利用できる個室スペース以外は、他の利用者とスペースや備品を共有する場合がほとんどです。

個室オフィス以外で安心して通話やWeb会議ができる環境があるか、ネットワークは自社だけで利用できるかなど、そして、共有で利用する場合はどの程度セキュリティ対策がされているのか、事前に確認しましょう。

会員以外の入退館の管理方法

レンタルオフィスは月額での契約となる場合がほとんどであるため、原則契約で定められた会員のみが利用できる仕組みとなっています。
しかし、来客を呼ぶことができる場合や、月額契約をしなくとも、1時間～1日単位で貸し出している施設も一部あり、この場合、不特定多数の人が出入りしている状況になります。

施設として会員以外の利用者に対して入退館の管理を厳正に実施しているか、という点を確認しておくといいでしょう。

営業時間外のセキュリティ体制

オフィス利用ができない時間帯、また、スタッフが常駐していない時間帯などのセキュリティ体制がどのようになっているのかも重要なポイントです。

監視カメラの設置（死角が少ないか）
夜間の警備員の常駐状況（ビル単位での警備体制が多いです）
夜間の入退館管理状況（セキュリティカードなどで制御されているか）

など、施設だけではなく、施設があるビルのセキュリティ体制がどのようになされているのかも確認しましょう。

セキュリティが完備されたレンタルオフィスの探し方

ネットワークの接続方法を問い合わせる

検討の早い段階でネットワークの接続方法を確認しましょう。

有線LANか無線Wi-Fiか
個室内の接続先は専有か共有か
専有のネット回線の引き込みは可能か

また、専有のネット回線に関しては、施設運営会社と同じ会社でまとめて契約できるか、別の会社で契約する必要があるかなど、要件が少しずつ異なるため、より詳細が気になる方は事前に確認しましょう。

扉やキャビネットなどの鍵の施錠方法を確認する

各個室に鍵がついているのか、ついている場合はどのような鍵の種類なのかなどを確認しましょう。
鍵の種類については、例えば紛失した場合などに複製がしづらい鍵を採用しているのか、という点も重要なポイントです。

また、鍵の種類などと併せて確認しておくとよいポイントとして、紛失したときの対応方針なども確認しておきましょう。紛失時には鍵の付け替え、再発行などの手続きが必要になるため、追加で費用が必要になる場合もあります。安全性を確保するためには、まず鍵の紛失をしないように心がけることが大切ですが、紛失時の対応方法なども同じく大切なポイントとなります。

内覧のときに施設の入退館を確認する

レンタルオフィスの内覧はWebサイトだけでは確認できないポイントを確認するのに絶好の機会です。

ビルのエントランスの入退館の方法
施設の入退館の方法
施設に出入りしている人の雰囲気

など、実際に目で見て確認しましょう。また、写真や動画など撮影可能な範囲で記録しておくといいでしょう。

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まとめ｜事前の確認をしっかり行おう

レンタルオフィスを検討する場合は、何よりも事前の確認が大切です。
特にネットワーク周りは自社だけでネットワーク回線を引ける環境が理想ではありますが、ネットワーク環境構築に時間とコストがかかる場合もあるため、見積もりを取っておくことも考えましょう。

レンタルオフィスならbillageへ

初期費用を抑えてオフィスを開設

billageのレンタルオフィスなら、利用開始月のコストは下記の通りです。

初月利用料金	初月月額基本料金初月管理・共益費
初期費用	月額基本料金1か月分
合計	月額基本料金×2か月分＋管理・共益費1か月分

賃貸オフィスの場合、初期費用は月額利用料金の3～12か月分が相場ですが、billageでは大幅に初期費用を抑えてオフィスを開設することができます。