サテライトオフィスって何？活用方法や導入時の注意点など徹底解説！

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、「satellite（衛星）」と「office（オフィス）」を組み合わせた言葉で、本社・本拠点から離れた場所に位置する別のオフィスのことを指します。

関連する言葉に「リモートワーク」や「モバイルワーク」という言葉がありますが、サテライトオフィスや本社・本拠点、自宅など場所を問わない働き方を指し、サテライトオフィスは場所を指す言葉です。

リモートワークとは

リモートワークとは、「remote working」のことで、広くオフィス以外の場所で働くことを指します。

モバイルワークとは

モバイルワークとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのモバイル端末を利用して、外出先・出張先や飲食店、顧客先などで働くことを指します。

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サテライトオフィスが導入されている理由

昨今、サテライトオフィスの導入を進める企業が増えています。どのような観点からサテライトオフィスが選ばれているのでしょうか。

場所に捉われない人材確保

昨今の採用市場は売り手市場といわれ、優秀な人材の確保に課題を抱える企業が散見されます。特に都市部では、求職者に対して企業数が多く、競争が激しい環境にあります。
一方で、地方の求職者にとっては企業が都市部へ集中する傾向にあるため、就職先の選択肢が都市部に比べて少ない、という課題があります。

そこで、都市部の企業がサテライトオフィスを地方に構えることで、企業側は都市部だけでは確保できない人材を確保することができ、一方で、地方の求職者は、自分の愛着のある土地を離れることなく希望の職を得やすくなり、双方にメリットが発生するのです。

社員の満足度向上による生産性向上

自社社員の居住区の近くや本社・本拠点との中間地点にサテライトオフィスを構える事例も多く確認されています。

通勤時間を削減することで社員一人ひとりの生産性を向上させることができるだけではなく、社員のライフ・ワーク・バランスの改善にも寄与できます。結果、会社への帰属意識を高めることができ、離職率の改善にも活かすことができるのです。

オフィス固定費の削減

賃貸オフィスで多くの組織・チーム機能を持たせた支店や支社を出店する場合、大きな空間が必要なだけではなく、初期コストが大きく発生します。
一方で、シェアオフィスを活用して小規模なサテライトオフィスを出店すれば、組織やチームに併せて適宜オフィスを柔軟に出店でき、かつ、初期コストを節約することが可能です。

災害時のBCP対策

新型コロナウイルス感染症を契機に、災害時の対策にも大きく注目が集まっています。その一つがBCP対策です。
BCP対策とは、事業継続計画のことを指し、災害や有事に遭遇したとしても、平時と同等のレベルで事業を継続できるよう備えておくことを指します。

サテライトオフィスを構えておくことで、本社・本拠点が機能をしなくなったとしても、第二、第三のオフィスとしてスムーズに稼働できるメリットがあります。

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サテライトオフィス導入のデメリット

サテライトオフィスを導入する際に注意しておくべきことについて対策と併せて解説します。

職務管理と評価体制

本社・本拠地以外にオフィスを構えた場合の社員の管理体制が不十分で、目が届かないという点でサテライトオフィスの導入をためらっている声も多くあります。

社員がしっかり働いているのか、怠けてしまうのではないか、という心配から評価に影響してしまったり、そもそも勤怠管理などの面でシステムの対応が追い付いていないなど様々な要因があるかと思います。

解決策としては業務内容の報告書を提出させたり、定期的にオフィスへの出社日を決めたり、面談を実施したり、従来の管理体制よりも丁寧にフォローをすることが挙げられます。恒常的にサテライトオフィスを導入するのであれば、働き方に合わせた評価制度の整備も必要になるかもしれません。

社員の自己管理

サテライトオフィス導入により、一人ひとりがしっかりと自分のタスクを管理する必要性が出てきます。特に新入社員やプロジェクトのタスクなど、一人だけでは管理が不安、という場面もあるかと思います。

一人ひとりのタスク管理の意識を向上させるだけではなく、タスク管理ツールを導入したり、プロジェクト単位であれば、定期的な進捗報告・共有の頻度や質を上げることで対策できるかもしれません。

社内コミュニケーション

近くにいたからこそ雑談を交えて気軽に質問ができたり意見交換ができていたのに、物理的に離れることで相手の様子をうかがうことができなくなってしまい、コミュニケーションが減ってしまうことも懸念されます。コミュニケーションが減ってしまうと、孤独感を増長させ生産性の低下につながることも考えられます。

チャットツールやWeb会議ツールの導入でできる限り社員同士が様子をうかがえる環境を作ることも解決策になりますが、これらのツールを活用したコミュニケーションの量と質を改善していく必要もあります。

セキュリティ

特に共有型のサテライトオフィスを設置する場合は、情報漏洩のリスクを抱えることになります。ネットワーク構築などの技術面だけではなく、物理的にパソコンの画面を覗かれたり、印刷機に重要な資料を置き忘れて他社社員に見られたりなど、多くの危険が想定されます。

ネットワーク環境の構築時にセキュリティシステムを堅固にすることはもちろん、社員一人ひとりのリテラシーと危機意識を向上させるための教育も重要になります。システムと教育の両面の対策をしっかり行うようにしましょう。

サテライトオフィスを開設するならこんな方法がある！

賃貸オフィスを借りる

賃貸オフィスのメリットは、自社専用で利用できるため、情報漏洩のリスクを低減させることができます。自社以外の人物に気を遣う必要もないため、自社の企業文化に即した環境を作りやすく、社員の帰属意識や満足度を向上させやすい点がポイントです。

しかし、賃貸オフィスは賃貸借契約に基づく契約になるため、開設まで時間とコストが多大にかかり、以降数年間は移動することも容易ではなくなるため、出店には慎重になる必要があります。

シェアオフィス・レンタルオフィスを借りる

シェアオフィス・レンタルオフィスは賃貸オフィスとは異なり、スピーディーに必要な分のみ利用することができる点が大きなメリットです。個室オフィスの他、開放的なオープンスペースや会議室など必要な環境・備品もすでに完備されているため、出店時の初期コストおよび固定費用を節約することが可能です。

しかし、自社以外の利用、出入りが盛んであるため、情報漏洩のリスクがどうしても付きまといます。自社専用のインターネット環境を構築できるシェアオフィス・レンタルオフィスを選ぶと、リスクを低減できるでしょう。

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まとめ｜サテライトオフィスを活用して課題を解決しよう！

サテライトオフィスの導入を検討しているのであれば、メリット・デメリットの双方を鑑みた上で「何を目的とするのか」「何を目標とするのか」を明確に検討をしましょう。

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